SB Systems Solutions

Datenschutzerklärung

Stand: 9. Juni 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der damit verbundenen Funktionen (Kontaktformular, KI-Chatbot, KI-Readiness-Check, Newsletter und Terminbuchung). Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse oder Nutzereingaben).

Inhaltsübersicht

  1. Verantwortlicher
  2. Allgemeines & Rechtsgrundlagen
  3. Hosting & Content-Delivery-Network (Vercel)
  4. Server-Log-Dateien
  5. IP-Verarbeitung, Spam- & Missbrauchsschutz
  6. Kontaktformular & E-Mail-Kontakt
  7. KI-Readiness-Check
  8. Newsletter (Double-Opt-in)
  9. KI-Chatbot „SAM“
  10. E-Mail-Versand (Resend)
  11. Online-Terminbuchung (Calendly)
  12. Lokale Speicherung im Browser (localStorage)
  13. Schriftarten (Fonts)
  14. Social-Media-Profile & externe Links
  15. Datenübermittlung in Drittländer (USA)
  16. Speicherdauer
  17. Automatisierte Entscheidungen / Profiling
  18. Ihre Rechte als betroffene Person
  19. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
  20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
  21. Datensicherheit
  22. Aktualität & Änderung dieser Erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
SB Systems Solutions
Sercan Bahceci (Einzelunternehmen)
Hauptstraße 23
95517 Seybothenreuth, Bayern
Telefon: +49 151 67832401
E-Mail: info@sbsystemssolutions.de
USt-IdNr.: DE365543545

Einen separaten Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG) nicht vorliegen. Bei allen Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit direkt an die oben genannte Adresse wenden.

2. Allgemeines & Rechtsgrundlagen

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Wir verarbeiten nur Daten, die für die jeweils beschriebenen Zwecke erforderlich sind (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen:

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Reichweiten- oder Analyse-Tools (wie z. B. Google Analytics, Matomo oder Plausible) und keine Werbe- oder Social-Media-Pixel. Es werden keine Nutzerprofile zu Werbe- oder Marketingzwecken erstellt. Beim bloßen Aufruf der Website werden nur die unter Ziffer 3 und 4 beschriebenen, technisch erforderlichen Daten verarbeitet.

3. Hosting & Content-Delivery-Network (Vercel)

Diese Website wird gehostet von Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA. Vercel stellt die Server-Infrastruktur bereit, liefert die Inhalte über ein globales Content-Delivery-Network (CDN) aus und führt die serverseitigen Funktionen dieser Website aus (u. a. die Verarbeitung von Formular-, Chat-, Newsletter- und KI-Readiness-Anfragen). Dabei verarbeitet Vercel in unserem Auftrag insbesondere Server-Log-Daten sowie die von Ihnen über die Funktionen der Website übermittelten Inhalte.

Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) nach Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung kann auch auf Servern in den USA erfolgen; zu den Garantien für diese Drittlandübermittlung siehe Ziffer 15. Rechtsgrundlage für den Einsatz ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Bereitstellen unseres Online-Angebots).

4. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website erhebt unser Hosting-Provider automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt und die technisch erforderlich sind, um die Website anzuzeigen. Dies umfasst insbesondere:

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb). Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

5. IP-Verarbeitung, Spam- & Missbrauchsschutz

Zum Schutz unserer Formulare und des KI-Chatbots vor automatisierten Massenanfragen (Spam, Denial-of-Service) setzen wir ein technisches Anfragelimit ein. Dabei wird Ihre IP-Adresse für eine sehr kurze Zeitspanne (maximal 60 Sekunden) ausschließlich im flüchtigen Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet, um die Anzahl der Anfragen pro Zeiteinheit zu begrenzen. Es findet keine dauerhafte Speicherung und keine Zusammenführung mit anderen Daten statt.

Zusätzlich verwenden unsere Formulare ein unsichtbares Pflichtfeld („Honeypot“), das nur von automatisierten Programmen ausgefüllt wird. Wird es ausgefüllt, verwerfen wir die Anfrage, ohne sie zu verarbeiten. Hierbei werden keine personenbezogenen Daten echter Nutzer verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch).

6. Kontaktformular & E-Mail-Kontakt

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen oder uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Über das Kontaktformular werden folgende Daten verarbeitet:

Nach dem Absenden des Formulars erhalten wir eine Benachrichtigung mit Ihren Angaben. Zusätzlich senden wir Ihnen automatisch eine Eingangsbestätigungan die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, die eine Kopie Ihrer Nachricht enthält. Der Versand dieser E-Mails erfolgt über unseren Dienstleister Resend (siehe Ziffer 10).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Absenden des Formulars erteilen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO(Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Erhebung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Ziffer 16).

6.1 Kontaktaufnahme über WhatsApp

Auf unserer Website bieten wir Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, uns per WhatsApp zu kontaktieren (Schaltfläche bzw. Verlinkung auf wa.me). Dabei handelt es sich um eine einfache Verlinkung; beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an WhatsApp übertragen und keine Skripte von WhatsApp geladen. Erst wenn Sie den Link anklicken und uns über WhatsApp schreiben, werden die von Ihnen übermittelten Daten (Ihre Telefonnummer, Ihr Name bei WhatsApp sowie der Inhalt Ihrer Nachricht) verarbeitet.

Der Dienst WhatsApp wird von der Meta Platforms Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Dublin, Irland) betrieben; eine Verarbeitung auf Servern der Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich (siehe Ziffer 15). Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp/Meta; es gelten ergänzend deren Datenschutzbestimmungen. Wenn Sie diese Verarbeitung vermeiden möchten, nutzen Sie bitte das Kontaktformular, die E-Mail oder das Telefon. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung einer von Ihnen initiierten WhatsApp-Nachricht ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO.

7. KI-Readiness-Check

Auf unserer Website bieten wir einen kostenlosen „KI-Readiness-Check“ an – einen Fragebogen, der Ihnen eine Einschätzung zum KI-Reifegrad Ihres Unternehmens liefert. Wenn Sie diesen Check abschließen, verarbeiten wir:

Die Auswertung (Score, Empfehlungen und 90-Tage-Plan) wird ausschließlich auf unserem Server nach festen, vorab definierten Regeln berechnet; es kommt dabei kein externer KI-Dienstzum Einsatz. Im Anschluss erhalten Sie Ihre persönliche Auswertung per E-Mail; zusätzlich erhalten wir eine Benachrichtigung über die Teilnahme. Der E-Mail-Versand erfolgt über Resend (Ziffer 10).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Newsletter (Double-Opt-in)

Sie haben die Möglichkeit, unseren kostenlosen „Insights“-Newsletter zu abonnieren. Hierfür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangabe), optional Ihren Namen sowie die Angabe, über welche Stelle der Website Sie sich angemeldet haben, und die Zeitpunkte Ihrer Anmeldung und Bestätigung.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, wird Ihre Anmeldung wirksam, Ihre Adresse in den Verteiler aufgenommen und Ihnen eine Willkommens-E-Mail zugesandt. Klicken Sie den Link nicht an, werden keine weiteren Daten gespeichert und kein Newsletter versendet. Den Bestätigungslink halten wir aus Sicherheitsgründen 48 Stunden gültig. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung protokollieren wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung.

Zur Verwaltung der Empfängerliste und zum Versand nutzen wir den Dienst Resend (Ziffer 10); Ihre Kontaktdaten werden dort in einer Empfängerliste („Audience“) gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen und damit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – entweder über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder durch eine formlose Nachricht an info@sbsystemssolutions.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem Verteiler entfernt.

9. KI-Chatbot „SAM“

Auf unserer Website setzen wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten („SAM“) ein, der Ihre Fragen beantwortet und Ihnen passende Inhalte oder Termine vorschlägt. Wenn Sie den Chat nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Nachrichten sowie die gerade aufgerufene Unterseite verarbeitet, um eine passende Antwort zu erzeugen.

9.1 Verarbeitung durch den KI-Anbieter (Groq)

Zur Erzeugung der Antworten werden Ihre Chat-Eingaben an unseren Dienstleister Groq, Inc., 301 Castro Street, Suite 200, Mountain View, CA 94041, USA, übermittelt und dort mit einem KI-Sprachmodell (Llama 3.3) verarbeitet. Mit Groq besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in den USA; zu den Garantien siehe Ziffer 15.

Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheits-, Finanz- oder besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO) ein. Der Chat dient der allgemeinen Information und Anbahnung eines Kontakts.

9.2 Speicherung des Chat-Verlaufs in Ihrem Browser

Damit Ihr Gesprächsverlauf beim Wechsel zwischen Unterseiten nicht verloren geht, wird er lokal in Ihrem Browsergespeichert (localStorage, siehe Ziffer 12). Diese Daten verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht automatisch an uns übertragen. Sie können den Verlauf jederzeit löschen, indem Sie den Chat zurücksetzen oder die Website-Daten in Ihrem Browser entfernen.

9.3 Übermittlung Ihrer Daten an uns (Lead-Funktion)

SAM kann Ihre Kontaktdaten an uns übermitteln – jedoch nur dann, wenn Sie dem im Chatverlauf ausdrücklich zustimmenbzw. dies aktiv anfordern (z. B. wenn Sie um Kontaktaufnahme bitten oder eine persönliche Ansprechperson wünschen). In diesem Fall werden die von Ihnen mitgeteilten Daten – je nach Gesprächsverlauf Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefonnummer, Branche, Budget, Ihr Anliegen sowie eine Zusammenfassung und der bisherige Chat-Verlauf – per E-Mail (über Resend, siehe Ziffer 10) an uns gesendet, damit wir uns bei Ihnen melden können.

Rechtsgrundlage für den Betrieb des Assistenten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Nutzerkommunikation); für die aktive Übermittlung Ihrer Kontaktdaten an uns Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die über SAM erzeugte Einschätzung dient ausschließlich der internen Priorisierung von Anfragen und entfaltet Ihnen gegenüber keine rechtliche Wirkung (siehe Ziffer 17).

10. E-Mail-Versand (Resend)

Für den Versand und die Zustellung von E-Mails (Eingangsbestätigungen, Auswertungen des KI-Readiness-Checks, Newsletter-Bestätigungen und -Versand sowie interne Benachrichtigungen über Anfragen) setzen wir den Dienst Resend der Resend, Inc., 2261 Market Street #4667, San Francisco, CA 94114, USA, ein. Resend verarbeitet dabei die in den jeweiligen Formularen bzw. im Chat angegebenen Inhalte sowie E-Mail-Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel, technische Header). Für den Newsletter werden Empfängerdaten zudem in einer bei Resend geführten Empfängerliste gespeichert.

Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung kann auf Servern in den USA erfolgen; zu den Garantien siehe Ziffer 15. Rechtsgrundlage ist – je nach zugrunde liegender Funktion – Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO.

11. Online-Terminbuchung (Calendly)

Für die Vereinbarung eines kostenlosen Erstgesprächs verlinken wir auf den Terminbuchungsdienst Calendly der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Der Dienst ist nicht direkt in unsere Website eingebettet; es werden also beim bloßen Besuch unserer Seiten keine Daten an Calendly übertragen und keine Skripte oder Cookies von Calendly geladen.

Erst wenn Sie dem Buchungslink folgen, gelangen Sie auf eine von Calendly betriebene Seite, auf der die Datenverarbeitung in der Verantwortung von Calendly erfolgt und für die die Datenschutzhinweise von Calendly gelten. Wenn Sie dort einen Termin buchen, übermitteln Sie Calendly insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den gewählten Termin, damit wir das Gespräch durchführen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

12. Lokale Speicherung im Browser (localStorage)

Diese Website verwendet keine Cookies. Für rein funktionale Zwecke speichern wir jedoch kleine Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage). Diese verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an uns oder Dritte übertragen:

Diese Speicherung ist für die von Ihnen genutzten Funktionen unbedingt erforderlich und dient nicht der Analyse Ihres Nutzungsverhaltens. Sie ist daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei zulässig. Die Verarbeitung der damit verbundenen personenbezogenen Daten stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können den lokalen Speicher jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

13. Schriftarten (Fonts)

Wir nutzen die Schriftart „Inter“ über das Modul next/font. Diese Schrift wird beim Erstellen der Website fest eingebunden und vom Hosting-Server ausgeliefert (self-hosted). Es besteht keine Verbindung zu Google-Servern; eine Übertragung Ihrer IP-Adresse an Google findet nicht statt.

14. Social-Media-Profile & externe Links

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile in sozialen Netzwerken (u. a. Instagram, LinkedIn, Facebook). Es handelt sich dabei um einfache Verlinkungen, nicht um eingebettete Inhalte oder Social-Plugins. Eine Datenübertragung an die jeweiligen Anbieter findet erst statt, wenn Sie den Link aktiv anklicken und auf die jeweilige Plattform wechseln. Für die dortige Verarbeitung sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich; es gelten deren Datenschutzbestimmungen.

15. Datenübermittlung in Drittländer (USA)

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister (Vercel, Resend, Groq und Calendly) haben ihren Sitz in den USA bzw. verarbeiten Daten auf Servern in den USA. Die USA gelten datenschutzrechtlich als Drittland ohne generell mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau.

Um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen, stützen wir entsprechende Übermittlungen auf:

Trotz dieser Garantien kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen auf übermittelte Daten zugreifen. Mit der Nutzung der entsprechenden Funktionen nehmen Sie dieses Restrisiko zur Kenntnis.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

17. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt.

Sowohl die Auswertung des KI-Readiness-Checks als auch eine interne Einschätzung von Chat-Anfragen (z. B. zur Priorisierung der Bearbeitung) dienen ausschließlich der Vorbereitung einer persönlichen, durch einen Menschen getroffenen Kontaktaufnahme. Es werden hieraus keine automatisierten, Sie rechtlich bindenden Entscheidungen abgeleitet.

18. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@sbsystemssolutions.de.

19. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Website: www.lda.bayern.de

21. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unberechtigten Zugriff, Manipulation oder Verlust zu schützen. Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server erfolgt TLS-verschlüsselt (HTTPS). Sicherheitsrelevante HTTP-Header (u. a. Content-Security-Policy, Strict-Transport-Security, X-Frame-Options) sind aktiv. Der Zugriff auf eingehende Anfragen ist auf die mit der Bearbeitung betrauten Personen beschränkt.

22. Aktualität & Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 9. Juni 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar.